Taller de reparación (Presupuesto)

Introducción #

En esta guía, te proporcionaremos instrucciones detalladas para cargar un presupuesto o cotización a la orden de trabajo, observar y modificar los productos o repuestos de la orden, y enviar una solicitud de confirmación de presupuesto. Para comenzar a trabajar en este módulo.

Confiamos en que este manual te ayudará a aprovechar al máximo el Software

Acceso a orden de trabajo (presupuesto) #

Para acceder a esta sección:

1. Dirígete al menú lateral del sistema.
2. Realizá clic en «Centro de Servicios».
3. Realizá clic en «Órdenes de trabajo».
4. Por último, realiza clic en «Crear» para crear una nueva orden.

Carga de presupuesto a una orden de trabajo nueva #

Si te encontrás en el panel de creación de una nueva orden de trabajo, vas a poder sumar a esta misma una cotización creada previamente desde el módulo Cotizaciones.

Al agregar una cotización, se desplegará una ventana donde podrás confirmar esta cotización o algunas secciones de la misma.

Una vez cargada la cotización, podrás observarla con el botón «Observar» que aparecerá luego de cargarla. También podrás observar y/o modificar el presupuesto cuando selecciones el botón «Guardar y abrir» o cuando accedas a la información interna de la orden de trabajo.

Carga de presupuesto a una orden de trabajo ya creada #

En el caso de que tenga que sumar un presupuesto o cotización a una orden de trabajo ya creada, seleccione el siguiente botón:

Podrá visualizar un panel con las cotizaciones pertenecientes al cliente seleccionado en la orden de trabajo con la siguiente información:

A Buscador de cotizaciones.
B Filtros de búsqueda.
C Lista de cotizaciones.

Una vez seleccionada su cotización, podrá visualizarla y agregarla a su orden de trabajo desde el botón «Aceptar».

Cargar/modificar productos, repuestos y servicios en un presupuesto. #

Una vez cargada la orden de trabajo, dentro de la misma podrás observar la información del presupuesto en el siguiente panel:

En esta sección vas a poder agregar al presupuesto:

• Productos: Permite cargar productos al presupuesto previamente registrados en el módulo correspondiente.
• Servicios: Permite cargar servicios al presupuesto previamente registrados en el módulo correspondiente.
• Adicional: En el caso de que no tengas algún ítem registrado en el sistema de Gestioo, podrás cargarlo como adicional.
• Provisional: Permite sumar algo indefinido al presupuesto con su información para luego reemplazarlo por un producto o servicio concreto que esté registrado en el sistema.

También podrás:

A Herramientas

• Seleccionar múltiples productos o servicios.
• Ocultar ítems del presupuesto con un coste cero, o agregarlos como adicional manteniendo su precio.
• Agregar notas a los productos.
• Ver ficha de productos con disponibilidad de stock y seriales.

B Campos a completar

• Modificar cantidad de unidades.
• Aplicar descuento a cada producto.

C Más herramientas

• Asignar seriales a cada producto.
• Editar la información del producto.
• Eliminar productos del presupuesto.

Al seleccionar ítems en el presupuesto, podrás:

• Aumentar o disminuir la cantidad de unidades en el presupuesto.
• Activar o desactivar visibilidad del ítem en el presupuesto.
• Eliminación masiva de ítems.

Al quitar la visibilidad de un ítem, podrás:

• Mantener el ítem oculto con un importe 0 para no modificar el presupuesto.
• Agregar un ítem adicional personalizado para reemplazar el ítem oculto manteniendo el valor del ítem (esto sirve para ocasiones donde no desea que su cliente observe el detalle del ítem y poder reemplazarlo por otro ítem con otra descripción).

Aprobación de presupuesto #

Esta función te permite llevar el control de confirmación del cliente sobre el presupuesto de una orden de trabajo.

Solicitar aprobación #

Si tenés productos y/o servicios aplicados en la orden, podés enviar a tu cliente una solicitud para que apruebe dicho presupuesto. Para esto, realiza clic en el botón «Solicitar aprobación».

Se abrirá una ventana con la siguiente información:

• Correo electrónico: Dirección donde se enviará la solicitud. Este dato es obtenido de la agenda del contacto.
  (Si el contacto no posee correo, podrás cargar uno).
• Actualizar correo en el contacto: Permite guardar o actualizar el correo en el contacto para este y futuros envíos.
• Trabajo: Mensaje adicional que deseas enviar al cliente junto a la solicitud.
• IA: Dispone de asistencia con inteligencia artificial para hacer una presentación más profesional del mensaje.
• Cancelar: Cancela la solicitud de aprobación.
• Solicitar aprobación: Envía la solicitud de aprobación.

#

Solicitud enviada #

En esta sección podrás ver cómo le llega al cliente la solicitud de aprobación.

• Estado de la solicitud, junto a la fecha y hora en que se realizó el envío.
• Dirección URL de acceso a la orden digital enviada al cliente.

Respuesta del cliente #

El cliente podrá acceder a la orden digital mediante la URL enviada por correo u otros medios, donde verá la solicitud de aprobación con la opción de responder.

Si el cliente acepta el presupuesto, hará clic en el botón «Responder» y se enviará la confirmación al técnico para comenzar la reparación.

• Fecha y hora del envío de la solicitud.
• Descripción: Mensaje de la empresa.
• Botón responder: Permite responder la solicitud.

Se abrirá una ventana con los siguientes campos:

• Firma del cliente.
• Respuesta del cliente (opcional).
• Botones de opción: «Cancelar», «Rechazar» o «Confirmar».

Una vez enviada la respuesta, la orden digital se actualizará.

A Respuesta escrita por el cliente.
B Estado de aprobación con fecha y hora.

Ventana de información #

Realiza clic en el botón «Ventana de información» para ver los datos de la respuesta del cliente:

• Aprobación o rechazo del presupuesto.
• Fecha y hora del envío.
• Fecha y hora de la respuesta.
• Respuesta recibida.
• Firma.

Aprobación manual #

Otra variante es la aprobación manual realizada por un usuario. Esta opción suele utilizarse cuando el cliente acepta el presupuesto por teléfono. El usuario registrado será el responsable de esta acción.

Realiza clic en «Responder» en la sección del presupuesto.

A Respuesta del cliente: El usuario puede declarar qué respondió el cliente.
B Botón Rechazar.
C Botón Aprobar.

Ventana de información #

Al realizar clic en «Ventana de información», verás los datos cargados por el usuario responsable:

• Aprobación del presupuesto.
• Fecha y hora de la respuesta.
• Usuario responsable.
• Respuesta cargada.

Visualización en la orden #

Una vez respondido por el cliente, podrás ver la información desde la orden de trabajo interna.

• Respuesta del cliente: Aprobado o rechazado.
• Botón para abrir ventana con información.
• Botón para imprimir el presupuesto.
• Botón «Editar» para editar el presupuesto.

Modificar aprobación #

Una orden con presupuesto aprobado o rechazado no permite modificaciones.

Para efectuar cambios, debes confirmar que deseas realizar modificaciones, lo que anulará la solicitud anterior. Realiza clic en «Modificar».

1 Confirma que deseas editar el presupuesto.
2 Botón «Cerrar».
3 Botón «Confirmar» (se activa solo si aceptás el punto 1).

Conclusión #

En resumen, la elaboración de un presupuesto proporciona al cliente información clara sobre el costo de la reparación, brindándole la oportunidad de tomar una decisión informada al aceptarlo o rechazarlo.