Integraciones – Make

Introducción #

Make te permite automatizar procesos entre Gestioo y cientos de aplicaciones externas, armando flujos visuales que reaccionan automáticamente a lo que ocurre en tu taller.

• Qué resuelve: evita el trabajo manual de avisar, registrar o replicar información en otras herramientas cada vez que se crea un contacto o una orden de trabajo.
• Dónde encaja: es una de las integraciones disponibles en SistemaIntegraciones, junto a Webhooks, Zapier, WooCommerce y Amazon S3. A diferencia de WooCommerce o de la pestaña general de Webhooks, la conexión con Make no se crea manualmente desde Gestioo: se establece del lado de Make.com.
• Público objetivo: usuarios Superadministrador, responsables de configurar las integraciones de Gestioo, junto con quien arme los escenarios de automatización dentro de Make.com.

Qué es Make #

Make (antes conocida como Integromat) es una plataforma de automatización visual: te permite crear flujos de trabajo (llamados escenarios) que conectan distintas aplicaciones entre sí, sin escribir código. Un escenario está formado por módulos: cada módulo representa una app o una acción concreta (por ejemplo, «cuando se cree una orden de trabajo en Gestioo, enviar un mensaje a Slack»).

Make ofrece lógica condicional, filtros y transformaciones de datos, lo que la hace especialmente útil para equipos que necesitan integraciones potentes y a medida, más allá de una automatización simple.

Con qué módulos de Gestioo_® se relaciona y qué información obtienes #

La integración con Make funciona en un solo sentido: Gestioo envía datos hacia Make cada vez que ocurre alguno de estos eventos. Se relaciona con dos módulos de Gestioo:

Agenda de contactos

• Contacto – Creado: se dispara cada vez que das de alta un contacto nuevo en la agenda. Envía el contacto completo: nombre, apellidos, Nº de identificación, todos los teléfonos y correos electrónicos cargados (indicando cuál es el predeterminado), dirección, localidad y fechas.
• Contacto – Actualizado: se dispara cada vez que editas un contacto existente en la agenda, y también cuando el propio cliente actualiza sus datos desde el portal de autogestión (área de clientes). Envía la misma información completa del contacto, ya actualizada.

Órdenes de trabajo (Taller)

• Orden de Trabajo – Creada: se dispara al crear una nueva orden de trabajo. Envía los datos completos de la orden: código y numeración, datos del cliente (nombre, dirección, Nº de identificación, teléfonos y correos), datos del equipo (marca, modelo, serie), área, estado y responsable asignado, presupuesto y productos/servicios cargados, notas, imágenes adjuntas, accesorios entregados por el cliente e importe total.
• Orden de Trabajo – Finalizada: se dispara cuando la orden se entrega y factura desde el punto de venta. Envía la misma información completa de la orden, en el momento de la entrega.
• Orden de Trabajo – Estado/Responsable Cambiado: se dispara cuando cambia el área/estado o el responsable asignado de una orden activa. Envía la información completa de la orden, actualizada al momento del cambio.

Con estos cinco eventos como disparadores, algunos usos habituales de la integración son:

• Enviar notificaciones automáticas por correo o chat (Slack) al crear una orden o un contacto.
• Registrar cada contacto o cada orden nueva en una hoja de cálculo externa (Google Sheets, Excel Online).
• Integrar Gestioo con un CRM o con una plataforma de tickets/soporte.
• Disparar acciones en otras aplicaciones conectadas a Make, como Trello, Airtable o Slack, cada vez que cambia el estado de una orden.

Requisitos previos #

• Cuenta en Make.com: puedes usar una cuenta existente o crear una nueva de forma gratuita.
• Permisos / rol en Gestioo: para acceder a SistemaIntegraciones necesitas un rol con nivel de acceso equivalente al de Superadministrador (el mismo requerido para el resto de las integraciones de esta pantalla).
• Acceso a Gestioo: consulta Acceso y perfil de usuario si todavía no iniciaste sesión.

Acceso #

Menú principalSistemaIntegraciones

1. En el menú principal, haz clic en Sistema.
2. Haz clic en Integraciones.
3. Dentro del panel de integraciones, haz clic en la pestaña Make.

Interfaz #

Dentro de la pantalla de integraciones encontrarás:

A — Keymaster (compartido por todas las integraciones)

• Campo Keymaster (solo lectura, con botón Copiar): la clave que identifica a tu cuenta de Gestioo y que debes pegar dentro de Make.com para autorizar la conexión.

B — Pestaña Make

• Encabezado con la descripción de la integración.
• Botón Actualizar (icono de sincronización): refresca la lista de webhooks de sincronización dados de alta.

C — Lista de webhooks de sincronización

• Tipo: el evento suscripto (por ejemplo, Orden de Trabajo – Creada o Contacto – Actualizado).
• URL: la dirección del escenario de Make al que se envían los datos de ese evento (la genera Make automáticamente al conectar el módulo).
• Icono de papelera (Eliminar): da de baja manualmente esa suscripción desde Gestioo.

Funciones y tareas #

Copiar la clave Keymaster #

1. Desde la pestaña Make (o cualquier otra pestaña de integraciones, ya que el campo es compartido), ubica el campo Keymaster en la parte superior de la pantalla.
2. Haz clic en el botón Copiar.
3. Guarda la clave: la necesitarás para conectar tu cuenta dentro de Make.com.

Instalar la aplicación de Gestioo_® en Make #

1. Inicia sesión en tu cuenta de Make.com (o crea una si todavía no tienes).
2. Ingresa a la aplicación oficial de Gestioo para instalarla en tu cuenta.
3. Haz clic en Install.
4. Selecciona la organización de Make en la que quieres instalar la aplicación.
5. Haz clic nuevamente en Install para confirmar la instalación.

Elegir el evento a automatizar #

1. Crea un escenario nuevo en Make (o abre uno existente).
2. Haz clic en el botón + para agregar un módulo.
3. Busca Gestioo en el buscador de aplicaciones.

4. Selecciona el módulo Gestioo y elige la acción que quieres automatizar: Orden de Trabajo – Creada, Orden de Trabajo – Finalizada, Orden de Trabajo – Estado/Responsable Cambiado, Contacto – Creado o Contacto – Actualizado.

Conectar tu escenario de Make con la clave Keymaster #

1. Al elegir la acción, Make te pedirá crear una conexión con tu cuenta de Gestioo.
2. Pega la clave Keymaster que copiaste en el paso Copiar la clave Keymaster.

3. Confirma la conexión.
4. Guarda el módulo, completa el resto del escenario y actívalo en Make.

Al confirmarse la conexión, Gestioo da de alta automáticamente el webhook correspondiente a ese evento; no necesitas volver a la pestaña Make para crear nada de forma manual.

Una vez activo el escenario, vuelve a la pestaña Make de Gestioo y haz clic en Actualizar para confirmar que la nueva suscripción aparece en la lista de webhooks de sincronización.

Eliminar un webhook de sincronización #

Puedes dar de baja una suscripción de dos formas:

• Desde Gestioo: en la pestaña Make, haz clic en el icono de papelera (Eliminar) de la fila correspondiente en la lista de webhooks de sincronización.
• Desde Make: quita el módulo Gestioo del escenario (o desactiva/elimina el escenario). El webhook asociado se da de baja automáticamente del lado de Gestioo.

Caso de uso #

• Escenario: el taller quiere avisar automáticamente a su equipo cuando ingresa una orden de trabajo nueva y, además, llevar un registro externo de cada contacto que se da de alta.
• Pasos:
  1. El Superadministrador copia la clave Keymaster desde SistemaIntegracionesMake.
  2. Instala la aplicación oficial de Gestioo_® en su cuenta de Make.com.
  3. Crea un primer escenario: agrega el módulo Gestioo, elige la acción Orden de Trabajo – Creada, pega el Keymaster para conectar, y agrega un módulo de Slack (o correo) que envíe un aviso al equipo.
  4. Crea un segundo escenario: agrega el módulo Gestioo, elige la acción Contacto – Creado, reutiliza la conexión ya creada, y agrega un módulo de Google Sheets que sume una fila con los datos del contacto.
  5. Activa ambos escenarios en Make.
• Resultado esperado: cada nueva orden de trabajo dispara un aviso automático al equipo, y cada contacto nuevo queda registrado en la hoja de cálculo externa, sin que nadie del taller tenga que hacerlo a mano.

Preguntas frecuentes #

¿Necesito saber programar para usar esta integración?
No. Necesitas una cuenta en Make.com y seguir los pasos de este manual; los escenarios se arman de forma visual, sin escribir código.

¿Puedo crear el webhook directamente desde Gestioo, como con WooCommerce?
No. La pestaña Make no tiene un botón para crear webhooks manualmente: la suscripción se genera automáticamente al conectar un módulo de Gestioo_® dentro de un escenario de Make.

¿Puedo usar Make y Zapier al mismo tiempo?
Sí, pero no para el mismo evento: solo puede existir un webhook activo por tipo en todo el sistema, sin importar si la plataforma es Make, Zapier u otra.

¿Qué pasa si elimino el módulo de Gestioo_® de un escenario en Make?
Gestioo da de baja automáticamente el webhook asociado a ese escenario.

¿Puedo suscribir el mismo evento desde dos escenarios distintos de Make?
No. Cada tipo de evento (por ejemplo, Contacto – Creado) solo admite una suscripción activa a la vez.

Resolución de problemas #

Glosario específico #

Conclusión #

Con Make conectado, tu taller puede automatizar avisos, registros externos e integraciones con otras herramientas cada vez que se crea o actualiza un contacto, o cada vez que una orden de trabajo se crea, se finaliza o cambia de estado, sin depender de cargas manuales ni de programación. A diferencia de otras integraciones, todo el proceso de suscripción se resuelve del lado de Make: en Gestioo solo necesitas copiar tu clave Keymaster una vez.