Orden de trabajo (centro de servicios)

En esta guía, se explorará la orden de trabajo, sus diferentes funcionalidades, herramientas e información registrada. Este contenido permitirá comprender cómo consultar, gestionar y controlar los datos principales asociados al proceso de atención, reparación y seguimiento.

Confiamos en que este manual te ayudará a aprovechar al máximo el Software

Acceso a órdenes de trabajo #

1. Diríjase al menú lateral.
2. Realice clic en «Centro de servicios«.
3. Luego realice clic en «Órdenes de trabajo«.
4. Por último, ingrese a una orden de trabajo.

Allí encontrará toda la información registrada en la orden de trabajo.

Orden de trabajo #

Esta sección se encuentra destinada a mostrar información relevante de una orden de trabajo.

A Acciones principales:

• Volver: Permite volver al panel de gestión de órdenes.
• Informe: Permite visualizar los distintos informes de la orden de trabajo.
• Orden digital: Permite observar el panel de orden digital para enviar el enlace de seguimiento de la orden de trabajo al cliente.
• Historial: Permite observar el historial de movimientos internos de la orden de trabajo.
• Mover: Permite mover la orden de trabajo por las diferentes áreas, cambiar de estado o modificar el responsable asignado.
• Manual de ayuda: Permite acceder al material de ayuda relacionado con la orden de trabajo.

B Ficha de cliente: 

• Datos del cliente de la orden de trabajo.
• WhatsApp: Permite enviar plantillas de notificaciones prediseñadas al cliente de forma manual.
• Ver: Permite visualizar el historial de órdenes de trabajo realizadas al cliente.
• Más opciones: Permite editar la información del cliente, ver la ficha del cliente o reemplazar al cliente.

C Ficha de equipo/vehículo:

• Datos del equipo/vehículo.
• Patrón o contraseña de desbloqueo del equipo.
• Ver: Permite visualizar el historial de órdenes de trabajo del equipo/vehículo.
• Editar: Permite editar la información del equipo.

D Ficha general de la orden.

Ficha general de la orden #

En la ficha general de la orden de trabajo, se encontrará la siguiente información:

A Nº de orden

B Indicadores:

• SMS entrada o salida: Indica si fue enviada la notificación vía SMS al momento de crear o finalizar la orden de trabajo.
• Email de entrada o salida: Indica si fue enviada la notificación vía email al momento de crear o finalizar la orden de trabajo.
• Visualizaciones: Indica cuántas veces el cliente visualizó la orden de trabajo desde la orden digital de seguimiento.

C Primer panel de información:

• Responsable: Indica quién es el responsable asignado a la orden de trabajo.
• Ingresado: Indica la fecha y hora en que fue ingresada la orden de trabajo al sistema.
• Fecha prometida: Indica la fecha estimada o comprometida para la entrega o finalización del trabajo.
• Garantía: Permite identificar si la orden de trabajo se encuentra asociada a una garantía.
• Presupuesto: Muestra el monto presupuestado para la orden de trabajo.
• Adelanto: Muestra el monto abonado por adelantado. El botón «+» permite registrar o agregar un adelanto.

D Segundo panel de información:

• Trabajo: Describe la tarea o servicio que se realizará.
• Descripción del estado: Indica el estado general del equipo o vehículo al momento del ingreso.
• Accesorios: Detalla los accesorios recibidos junto con el equipo o vehículo. Si no se registraron accesorios, se muestra como Sin datos.

E Estado de la orden de trabajo:

• Estados: Muestra el estado o etapa actual de la orden de trabajo, por ejemplo, Entrada y Chequeo.
• Último cambio de estado: Indica la fecha y hora del último cambio realizado.
• Realizado por: Muestra el usuario que ejecutó el último cambio de estado.

Productos, repuestos y servicios en un presupuesto #

Una vez cargada la orden de trabajo, podrá observar la información del presupuesto en el siguiente panel:

En esta sección podrá agregar al presupuesto:

• Productos: Permite cargar productos al presupuesto previamente registrados en el módulo correspondiente.
• Servicios: Permite cargar servicios al presupuesto previamente registrados en el módulo correspondiente.
• Adicional: En caso de no tener un ítem registrado en el sistema de Gestioo_®, podrá cargarlo como adicional.
• Provisional: Permite sumar algo indefinido al presupuesto con su información para luego reemplazarlo por un producto o servicio concreto que esté registrado en el sistema.

También podrá:

A Herramientas

• Seleccionar múltiples productos o servicios.
• Ocultar ítems del presupuesto con un coste cero, o agregarlos como adicional manteniendo su precio.
• Agregar notas a los productos.
• Ver ficha de productos con disponibilidad de stock y seriales.

B Campos a completar

• Modificar cantidad de unidades.
• Aplicar descuento a cada producto.

C Más herramientas

• Asignar seriales a cada producto.
• Editar la información del producto.
• Eliminar productos del presupuesto.

D Total y aprobación de presupuesto

• Observar subtotal con IVA.
• Observar total final del presupuesto.
• Enviar solicitud de aprobación de presupuesto al cliente.
• Responder manualmente a la aprobación de presupuesto.

Control de documentación e información #

Esta sección se encuentra destinada a la aplicación de elementos complementarios de control e información.

A Administración de tareas de la orden.
B Administración de notas de la orden.
C Administración de archivos de la orden.
D Administración de diagnósticos de la orden.

Sección «Tareas» #

La sección «Tareas» permite organizar las actividades que deben realizarse dentro de una orden de trabajo. Desde esta pestaña es posible agregar tareas individuales o incorporar plantillas de tareas previamente configuradas desde «Configuración de taller«.

Se abrirá la ventana «Creando Tarea«, donde podrá seleccionar el tipo de creación:

• «Tarea general«: Permite crear una tarea individual.
• «Plantilla de tareas«: Permite seleccionar una plantilla previamente creada.

Crear una tarea general #

Al seleccionar «Tarea general«, podrá completar los siguientes campos:

• Nombre: Campo obligatorio para indicar el nombre de la tarea.
• Tiempo: Permite indicar el tiempo estimado de realización en minutos.
• Descripción: Permite registrar información adicional sobre la tarea.
• Obligatoria: Selector que permite definir si la tarea será obligatoria dentro de la orden de trabajo.

Una vez completados los campos, haz clic en la opción «Guardar».

Agregar una plantilla de tareas #

Al seleccionar «Plantilla de tareas«, el sistema muestra el campo «Seleccionar Plantilla«, donde podrá elegir una plantilla previamente creada desde «Configuración de taller«.

En el listado desplegable se visualizan las plantillas disponibles para ser incorporadas a la orden de trabajo. Una vez seleccionada la plantilla correspondiente, podrá guardarla para que sus tareas queden asociadas a la orden de trabajo.

Una vez completados los campos, haz clic en la opción «Guardar».

Seguimiento de una plantilla asignada #

Cuando una plantilla de tareas se encuentra asignada a la orden de trabajo, el sistema permite visualizar la información general de la plantilla y el avance de cada tarea interna.

En la información superior de la plantilla podrá observar:

• Nombre de la plantilla de tareas: Identifica la plantilla asignada a la orden de trabajo.
• Tiempo restante: Muestra el tiempo total estimado pendiente para completar las tareas de la plantilla.
• Tareas completas: Muestra la cantidad de tareas completadas sobre el total de tareas asignadas.
• Agregar: Permite incorporar una nueva tarea dentro de la plantilla asignada.

Dentro del listado de tareas podrás observar los siguientes datos y acciones:

A Completado: Permite identificar si la tarea se encuentra completada o pendiente.
B Fecha de finalización: Muestra la fecha en la que se completó la tarea, cuando corresponda.
C Tiempo cronometrado: Muestra el tiempo registrado en la tarea realizada.
D Tarea: Muestra el detalle o nombre de la tarea particular.
E Tiempo estimado: Indica el tiempo previsto para la realización de la tarea.
F Inventario: Permite identificar si la tarea tiene productos o servicios asignados.
G Responsable: Muestra el usuario responsable de la tarea. También puede asignarse un responsable si aún no fue definido.
H Visibilidad/Editar: Cuando una tarea está finalizada, permite marcarla como pública o privada para el seguimiento del cliente. Si no ha finalizado, permite modificar la tarea.
I Eliminar: Permite quitar la tarea de la orden de trabajo.

Se abrirá una ventana de confirmación para evitar eliminaciones accidentales. Para proceder, haz clic en «Eliminar».

Sección «Notas» #

La sección «Notas» permite registrar observaciones, detalles o recordatorios importantes dentro de la orden de trabajo.

Desde esta pestaña se pueden agregar notas públicas o privadas:

• Nota pública: puede ser visible para el cliente en el seguimiento de la orden de trabajo.
• Nota privada: queda disponible únicamente para la gestión interna del taller.

Información visible en las notas registradas #

Una vez creadas, las notas se muestran en tarjetas individuales con la siguiente información:

• Contenido de la nota: Texto registrado dentro de la orden de trabajo.
• Tipo de nota: Indica si la nota es «Pública» o «Privada«.
• Fecha y horario: Muestra cuándo fue registrada la nota.
• Responsable: Muestra el usuario que registró la nota.
• Área: Indica el área asociada a la nota dentro de la orden de trabajo.

Acciones disponibles en notas #

Según el tipo de nota, el sistema muestra diferentes herramientas:

• Enviar por WhatsApp: Disponible únicamente en notas públicas.
• Editar: Permite modificar el contenido de la nota.
• Eliminar: Permite quitar la nota de la orden de trabajo.

Se abrirá una ventana de confirmación para evitar eliminaciones accidentales. Para proceder, haz clic en «Eliminar».

Sección «Archivos» #

La sección «Archivos» permite cargar documentos, imágenes y videos vinculados a la orden de trabajo.

Para utilizar esta sección, es necesario contar previamente con la integración de «Amazon S3«, ya que los archivos se almacenan en la cuenta de Amazon configurada para el sistema. Para más información, se recomienda revisar el manual detallado de integración con «Amazon S3«.

Acciones disponibles en archivos #

Al cargar una imagen, documento o video, podrás utilizar las siguientes acciones:

• Ver información: Permite consultar la información del archivo cargado.
• Visibilidad: Permite definir si el archivo será visible para el cliente o si quedará disponible solo para uso interno del taller.
• Editar: Permite modificar información asociada al archivo.
• Descargar: Permite descargar el archivo.
• Eliminar: Permite quitar el archivo de la orden de trabajo.

Se abrirá una ventana de confirmación para evitar eliminaciones accidentales. Para proceder, haz clic en «Eliminar».

Sección «Diagnósticos» #

La sección «Diagnósticos» permite agregar diagnósticos o chequeos previamente creados desde «Configuración de taller«.

Los diagnósticos son listados de preguntas o consignas que el técnico debe seguir y completar con la información solicitada. Esta funcionalidad permite estandarizar controles, registrar verificaciones y documentar el estado del equipo o vehículo dentro de la orden de trabajo.

Agregar un diagnóstico o chequeo #

Para agregar un diagnóstico, realice clic en el botón «Agregar«.

Se abrirá la ventana «Creando Diagnóstico/Chequeo«, donde podrá seleccionar un diagnóstico o chequeo desde el listado disponible.

Una vez completados los campos, haz clic en la opción «Guardar».

El sistema mostrará una alerta confirmando que el proceso fue efectuado correctamente.

Información visible en un diagnóstico asignado #

Una vez agregado el diagnóstico a la orden de trabajo, el sistema muestra la siguiente información:

• Chequeo: Nombre del diagnóstico o chequeo asignado.
• Estado: Indica si el diagnóstico se encuentra en «Borrador» o «Completado».
• Fecha y hora de asignación: Muestra cuándo fue incorporado el diagnóstico a la orden de trabajo.
• Completar: Permite ingresar al diagnóstico para registrar la información solicitada.
• Eliminar: Permite quitar el diagnóstico de la orden de trabajo cuando corresponda.

Conclusión #

En resumen, la orden de trabajo facilita la gestión del proceso de reparación, permite organizar la información registrada y ayuda a realizar un seguimiento ordenado hasta la entrega del equipo al cliente.

Glosario #

Adicionales: Son productos o servicios temporales que no necesitan estar creados o cargados en la lista de precios para ser aplicados a una orden de trabajo.
Provisionales: Son productos o servicios que deberán formar parte de la orden, pero al momento de agregarlos no se sabe exactamente cuál será el producto o servicio concreto, permitiendo posteriormente reemplazarlos por el ítem definitivo.